Adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili: guida pratica per le imprese

Dall'entrata in vigore del Codice della crisi d'impresa e dell'insolvenza (D.Lgs. 14/2019), ogni imprenditore che operi in forma societaria o collettiva ha l'obbligo di dotarsi di assetti organizzativi, amministrativi e contabili adeguati alla natura e alle dimensioni dell'impresa. Non è un adempimento formale: è il presupposto su cui si misura la diligenza degli amministratori e la capacità dell'impresa di accorgersi per tempo di una crisi.

1. Il quadro normativo

Il secondo comma dell'art. 2086 del Codice Civile impone all'imprenditore collettivo di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell'impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi e della perdita della continuità aziendale, e di attivarsi senza indugio per l'adozione e l'attuazione di uno degli strumenti previsti dall'ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità.

La norma si riflette sulle discipline societarie (artt. 2380-bis, 2381, 2403 e 2475 c.c.) e trova completamento nell'art. 3 del Codice della crisi, che distingue tra misure idonee per l'imprenditore individuale e assetti adeguati per l'imprenditore collettivo, indicandone la finalità: rilevare squilibri patrimoniali o economico-finanziari, verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità per almeno i dodici mesi successivi, e ricavare le informazioni necessarie per accedere alla composizione negoziata.

2. Le tre dimensioni dell'assetto

• Assetto organizzativo: organigramma e funzionigramma aggiornati, deleghe e poteri formalizzati, separazione dei compiti, procedure scritte per i processi critici, flussi informativi verso l'organo amministrativo e di controllo.
• Assetto amministrativo: pianificazione e controllo di gestione, budget annuale, piano di tesoreria a sei-dodici mesi, procedure di autorizzazione della spesa, monitoraggio del ciclo attivo e passivo.
• Assetto contabile: contabilità tempestiva e ordinata, chiusure infrannuali, riconciliazioni periodiche, tracciabilità dei dati dal documento alla scrittura, reportistica affidabile a supporto delle decisioni.

3. Gli indicatori da monitorare

Il Codice della crisi valorizza alcuni segnali, tra cui i ritardi nei pagamenti verso dipendenti, fornitori, banche e creditori pubblici qualificati. Sul piano gestionale, un assetto adeguato monitora con continuità almeno: la posizione finanziaria netta e la sua sostenibilità, il DSCR prospettico su dodici mesi, il patrimonio netto rispetto ai limiti legali, i tempi medi di incasso e pagamento, la marginalità per linea di business e lo scostamento tra budget e consuntivo.

4. Responsabilità degli amministratori

L'istituzione degli assetti è un dovere non delegabile dell'organo amministrativo nel suo complesso; agli organi di controllo compete la vigilanza sulla loro adeguatezza e sul concreto funzionamento. L'assenza o l'inadeguatezza degli assetti rileva nelle azioni di responsabilità: impedisce di rilevare tempestivamente una causa di scioglimento e alimenta il danno da illegittima prosecuzione dell'attività.

Su questo tema può essere utile l'approfondimento dedicato: la quantificazione del danno ex art. 2486 c.c..

5. Come procedere: dalla ricognizione alla certificazione

1. Ricognizione dello stato attuale di organizzazione, procedure e contabilità.
2. Analisi degli scostamenti rispetto a quanto richiesto dalla normativa e dalla prassi professionale.
3. Piano di adeguamento con interventi, responsabili e tempi.
4. Implementazione degli strumenti di pianificazione, controllo e reporting.
5. Monitoraggio periodico e aggiornamento al variare di dimensioni e complessità.
6. Certificazione indipendente dell'adeguatezza degli assetti, utile verso banche, soci, investitori e organi di controllo.